Arbeidsbeskrivelser for ansvarlige og utvalg

Arrangementsansvarlig (styremedlem)

Arrangementsansvarlig har det overordnede ansvaret for alle arrangementer som arrangeres av Bravo HK. Dette inkluderer planlegging, gjennomføring og oppfølging av arrangementer.

Sammen med sitt arrangementsutvalg skal arrangementsansvarlig:

Sikre tilgjengelighet av nødvendig utstyr for arrangementene.
Sikre at de ansvarlige lagene stiller med personell til å utføre nødvendige oppgaver under arrangementene.
Utarbeide vaktliste for sesongen og tilgjengeliggjøre denne for foreldrekontakter så snart terminlistene er satt.
Sjekke terminlistene jevnlig og informere de relevante lagene om deres arrangementer.
Sørge for at foreldrekontaktene er klar over lagets oppgaver i forbindelse med arrangementene i hallen.
Påse at det er tilstrekkelige varer i kafeen under arrangementene.
Tilby opplæring til nye foreldrekontakter hvert år.
Innkalle til fellesmøter og gjennomføre møter med foreldrekontakter for å gjøre dem kjent med nøkler, rom, utstyr, sekretariat og arrangementsveileder.
Gi opplæring til foreldrekontakter i sekretariatet og informere dem om deres oppgaver knyttet til kampavvikling.
Fremme kampproduktet og bidra til å øke inntekter og redusere kostnader i forbindelse med klubbens hjemmekamper.
Koordinere kiosk- og hallvakter.
Administrere sekretariat i hallen og overføre nødvendige bilag og oppgjør til kassereren.
Kartlegge behovet for arrangementer sammen med resten av styret.
Sørge for tilstrekkelig kompetanse i alle lag for å gjennomføre arrangementer og hjemmekamper.
Lede arrangementsutvalget ved å delegere oppgaver og kalle inn til møter.
Planlegge, koordinere og gjennomføre planlagte arrangementer, og sikre at de er økonomisk bærekraftige

Dugnadsansvarlig (styremedlem)

Dugnadsansvarlig har det overordnede ansvaret for alle dugnader som gjennomføres i regi av Bravo HK. Dette inkluderer planlegging, gjennomføring og oppfølging av både lagsdugnader og klubbdugnader.

Sammen med sitt dugnadsutvalg skal dugnadsansvarlig:

Administrere dugnadene og sikre at de blir gjennomført effektivt.
Utarbeide oversikt over hvem som er dugnadsansvarlig fra hvert lag.
Holde informasjonsmøter om reglene for lagsdugnader og klubbdugnader ved sesongstart.
Informere dugnadsansvarlige om klubbdugnader i god tid før gjennomføring.
Godkjenne eller avslå søknader om lagsdugnader fra lagene.
Sørge for at all inntekt fra lagsdugnader og klubbdugnader overføres til Bravo HK sin konto.
Sikre at alle bilag knyttet til lagsdugnader sendes inn til Bravo HK.
Sende oppgjørsoversikt til Bravo HK etter gjennomførte lagsdugnader.
Sende ut oppgjørsskjema til hvert enkelt lag for klubbdugnader som krever det, og informere
økonomiansvarlig.
Bidra til at klubben tjener penger på de planlagte klubbdugnadene.
Synliggjøre og sikre etterlevelse av rutiner for innbetaling av dugnadsinntjening til klubbens
bankkonto. All inntjening fra lagsdugnader og klubbdugnader skal overføres til Bravo HK sin
konto.
Forhandle eksisterende avtaler eller inngå nye avtaler sammen med styreleder og resten av styret

Markedsansvarlig (styremedlem)

Markedsansvarlig har ansvaret for alt markedsarbeidet i Bravo HK og er den som signerer på samarbeidsavtaler på vegne av klubben.

Sammen med sitt markedsutvalg skal markedsansvarlig:

Utarbeide en markedsplan med salgsstrategier og planer for å ivareta alle klubbens
samarbeidspartnere, samt gjennomføre planene som beskrevet.
Forhandle, utvikle, profesjonalisere og følge opp alle samarbeidsavtaler.
Skape et fellesskap gjennom å organisere og planlegge nettverksmøter, sponsorcup og andre
arrangementer for våre samarbeidspartnere.
Delta i relevante fora som bygger opp rundt Bravo HKs nettverk.
Arbeide for å styrke merkevaren Bravo HK, skape og utvikle klubbens profil utad, samt fremme
sportslige profiler i laget.
Ha ansvar for klubbens profilering og sponsorat; både i hallen, på sosiale medier, på våre
hjemmesider og på alt utstyr.
Oppdatere innhold på Facebook og Instagram 1-3 ganger per uke.
Ivareta samarbeidspartnere før, under og etter kamper.
Utforme og søke nye prosjekter som kan frembringe inntekter for klubben.
Sørge for oversikt over sponsoravtaler, annonser og reklameskilt.
Administrere og vedlikeholde klubbens hjemmeside.

Utvalg klubbhus/hall

Klubbhusutvalget ledes av Per Arnold Dyrkoren. Per Arnold Dyrkoren knyttet til seg frivillige ut fra behov som skal løses i forbindelse med etablering av klubbhus. Rapporteringer gjøres til styreleder og styret ellers. Innkjøp og andre beslutninger knyttet til etableringen gjøres av styret i sin helhet.

Sportslig leder og utdanningskoordinator (styremedlem)

Sportslig leder har det overordnede ansvaret for det sportslige arbeidet i Bravo Håndballklubb, inkludert sportslig utvalgs arbeid og ansvarsområder. Vedkommende har også det overordnede ansvaret for den sportslige utviklingen i klubben. Sportslig leder er også utdanningskoordinator. Utdanningskoordinator har det overordnede ansvaret for all utdanning som gjennomføres i regi av Bravo HK. I samarbeid med styret har utdanningskoordinator ansvar for gjennomføringen av ulike utdanningskurs, inkludert dommerkurs, trenerkurs og trenermentorkurs.

Sammen med sportslig utvalg (SU) skal sportslig leder:

Etablere sportslig utvalg og sikre representasjon fra barnehåndballen (6-12 år), ungdomshåndballen (13-19 år) og senior.
Foreslå treningsgrupper som må godkjennes av styret.
Sikre at alle trenere blir godkjent av styret, signerer trenerkontrakter og fremviser gyldig politiattest.
Sikre tilstrekkelig antall trenere og lagledere i forhold til registrerte lag.
Sikre nødvendige treningsfasiliteter i hallen
Samarbeide med treningsgrupperepresentanter om fastsetting av treningstider.
Fordele treningstider i samarbeid med sportslig utvalg, med godkjenning fra styret.
Tilrettelegge for trenerforum flere ganger i sesongen
Ivareta trenernes behov.
Lede trenermøter.
Sammen med lederen utarbeide trenerkontrakter.
Ha oversikt over cuper og andre sportslige arrangementer.
Fremme og sikre bruk av sportsplanen.
Rapportere til hovedstyret dersom trenere ikke følger klubbens målsetninger og planverk.
Delta på sonemøter sammen med lederen/nestlederen.
Oppmelding av lag til seriespill.
Innkalling til og skriving av referater fra møter i sportslig utvalg.
Håndtering av konflikter mellom trenere, spillere og foreldre som bringes til styrets oppmerksomhet.
Informere alle trenere/lagledere om klubbens sportslige plan, som er et praktisk verktøy for ledere og trenere i klubben.
Utarbeide trenerkontrakter sammen med lederen.
Ha ansvar for oppdatering av kurstilbud fra Norges Håndballforbund, Norges Idrettsforbund og Idrettskretsen.
Kartlegge kompetansen i klubben og identifisere behovet for utdanning.
Utarbeide «kurspakker» i samsvar med gruppens årlige behov.
Informere om alle aktuelle kurs og seminarer.
Oppfordre medlemmer i klubben til å delta på utdanningstilbud.
Følge opp trenere og ledere som deltar på kurs.

Dommerkontakt (styremedlem)

Dommerkontakten fungerer som bindeleddet mellom klubbens dommere og NHF Region Nord.

Dommerkontakten skal:

Hjelpe dommere med påmelding for kommende sesong innen gjeldende frist.
Bistå NHF Region Nord for å sikre at det er tilstrekkelig med dommere til alle kamper der
dommere fra klubben er satt opp.
Assistere klubbens dommere med forfall og følge opp i forbindelse med treningskamper og
treninger.
Sende oppdaterte dommerlister til regionen medio august.
Ha oversikt over dommere til alle arrangementer i Bravo HK.
Starte planleggingen for den påfølgende sesongen i god tid, helst før nyttår.
Samarbeide med utdanningskoordinator om dommerkurs.
Påse at dommerne stiller i og har riktig dommerutstyr.

Ungdomsrepresentant (Styremedlem)

Som ungdomsrepresentant i klubben har du en viktig rolle med å ivareta interessene til ungdommene og sørge for at deres stemme blir hørt i klubbens beslutningsprosesser

Ungdomsrepresentanten skal:

Opparbeide en god kontakt med ungdommene i klubben og være tilgjengelig for å lytte til
deres synspunkter, behov og ønsker. Du fungerer som en talsperson for ungdommen og formidler deres saker til styret.
Jobber aktivt for å fremme ungdommens interesser og sørge for at deres perspektiv blir inkludert i beslutningsprosesser. Du tar opp ungdommens saker og bidrar til å sikre at deres stemme blir hørt og vektlagt.
Informere ungdommen om kommende arrangementer, aktiviteter, og andre relevante hendelser i klubben og kretsen. Dette gjøres gjennom klubbens foretrukne kommunikasjonskanaler, slik at ungdommen er oppdatert og engasjert.
Du informere ungdommen om ulike aktiviteter og kurs som er relevante for dem, for eksempel lederkurs, trenerkurs, og andre arrangementer rettet mot aldersgruppen 14-19 år.
Du bidrar til å spre informasjonen og oppfordrer ungdommen til å delta.
Du jobbe for å sikre at ungdommen får brede erfaringer og opplevelser både på og utenfor håndballbanen. Dette kan innebære å arrangere sosiale sammenkomster, treningssamlinger, og turneringer som inkluderer ulike aktiviteter og engasjerer hele ungdomsmiljøet i klubben.

Som ungdomsrepresentant er du en viktig brobygger mellom ungdommen og klubben, og din rolle er avgjørende for å skape et inkluderende og engasjerende miljø for alle ungdommene i klubben.

Rekrutteringsansvarlig (styremedlem)

Rollen som rekrutteringsansvarlig innebærer å lede og koordinere rekrutteringsarbeidet i klubben for å tiltrekke seg nye spillere, trenere og andre frivillige.

Rekrutteringsansvarlig skal:

planlegge og gjennomføre «oppstartshendelser» som åpne treninger, avkastarrangementer, eller andre aktiviteter som tiltrekker seg nye spillere og foreldre. Dette kan være en flott måte å introdusere klubben og dens aktivitetstilbud til mulige medlemmer.
spre informasjon om klubben og dens aktivitetstilbud til mulige medlemmer. Dette kan inkludere å lage og distribuere brosjyrer, plakater, annonser eller bruke digitale plattformer som sosiale medier og klubbens nettside for å nå ut til målgruppen.
ved behov ta ansvar for å rekruttere trenere til nye eller eksisterende lag. Dette kan innebære å annonsere stillinger, kontakte mulige kandidater, og sikre at lagene har tilstrekkelig treningspersonell for å støtte rekrutteringsarbeidet.
Delta på foreldremøter og skoleaktiviteter:
Informere mulige spillere og foreldre om klubben ved å være til stede på foreldremøter og skoleaktiviteter for å gi informasjon om klubben og dens tilbud.
Jobbe kontinuerlig for å rekruttere nye spillere og trenere gjennom hele året. Dette kan inkludere å utvikle en langsiktig strategi for rekrutteringsarbeidet, sette mål for antall lag og trenerteam i hver årsklasse, og iverksette planer for når og hvordan rekrutteringsaktiviteter skal gjennomføres.
Utarbeide en plan eller strategi som definerer når og hvordan spillere og trenere skal rekrutteres. Dette kan inkludere å identifisere målgrupper, velge rekrutteringsmetoder og kanaler, og evaluere effektiviteten av rekrutteringsinnsatsen for å gjøre nødvendige justeringer.
Sørge for at informasjon om klubben blir distribuert via skolene og forsøke å rekruttere foreldre eller andre ressurspersoner til å ta verv i klubben.

Frivillighetsansvarlig

Ansvarlig for å koordinere og samkjøre klubbens arbeid med å rekruttere, motivere og utvikle det frivillige arbeidet i klubben,

Oppstartsansvarlig

Rollen som oppstartsansvarlig har ansvaret for å legge til rette for en trygg og informativ oppstart for nye spillere, foreldre eller trenere/ledere i klubben. Målet er å sikre at det første møtet med klubben oppleves som positivt og at nødvendig informasjon blir kommunisert tydelig til både spillere og foreldre.

Oppstartsansvarlig skal:

Oppstartsansvarlig skal være ansvarlig for å gjennomføre og innkalle til oppstarten for nye spillere i klubben.
Personen skal bidra med informasjon om klubbens tilbud, forventninger til spillerne og foreldrene, klubbens organisasjon og lignende. Målet er å sikre en felles forståelse for klubbens organisasjon blant de aktive, foreldrene og de frivillige.
Ha god kjennskap til klubbens visjon, verdier, mål og handlingsplaner, samt organisasjonsstruktur og sportsplaner.
Evaluere og videreutvikle klubbens rekrutteringsstrategi i samarbeid med rekrutteringsansvarlig og styret.
Sørge for opprettelse av kommunikasjonsplattformer for laget.
Legge til rette for involvering av foreldre og foresatte så tidlig som mulig.
Planlegge oppstarten av nye årganger (1. klassinger – 6 år)
Gjennomføre foreldremøter sammen med representanter fra styret/sportslig utvalg for de nye årskullene, hvor klubben presenterer verdier, målsetninger, retningslinjer, kontingenter og annen relevant informasjon. Trenerne skal også presenteres på disse møtene.
Det første året skal oppstartsansvarlig være kontaktperson og bindeledd til klubben for nye trenere, spillere og foreldre.

Styrets leder (styremedlem)

Styrets leder har ansvaret for den daglige ledelsen av klubben og koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet. Styrets leder er også økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig skal ha god oversikt/kontroll over økonomien i Bravo Håndballklubb. Økonomiansvarlig skal videre sørge for gode rutiner, utarbeide budsjett i samarbeid med kasserer og sørge for at styret er oppdatert på den økonomiske statusen i klubben Økonomiansvarlig er ansvarlig for drift av klubben i henhold til budsjett. Bravo Håndballklubbs styre er ansvarlig for klubbens økonomi.

Styrets leder skal:

Lede og organiserer alle styremøter.
innkalle til styremøter, årsmøter og andre møter i klubben i henhold til klubbens vedtekter og tidsfrister.
Vedkommende er ansvarlig for å representere klubben utad og lede møter og forhandlinger.
Styrets leder er også ansvarlig for endelig inngåelse av kontrakter som spillerkontrakter, trenerkontrakter og sponsorkontrakter.
Er kontaktpersonen til Norges Håndballforbund, NHF Region Nord, idrettsråd og idrettskrets, og deltar i felles fora der klubben er invitert. Informasjon herfra deles med resten av styret.
Ansvarlig for godkjenning av alle kontrakter.
Delegerer og styrer oppgaver som ikke er definerte.
Utarbeider og presenterer årsberetningen til årsmøtet i samarbeid med resten av styret.
Er pådriver for strategi og videreutvikling av klubben.
Sørger for at det velges referent og føres referat fra alle styremøter og medlemsmøter.
Godkjenner alle bestillinger av reiser og utbetalinger av reiseregninger og utlegg sammen med kasserer
Godkjenner alle innkjøp og rekvisisjoner av utstyr og annet sammen med kasserer
Disponerer klubbenes konti sammen med kasserer, andre styremedlemmer og/eller ansatte i Bravo HK.
Anviser utbetalinger sammen med kasserer eller andre styremedlemmer.
Sørger for at valg, adresseforandringer og andre oppgaver som skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister.
Godkjenner overganger og sikrer at disse er i orden.
Har hovedansvar i SportsAdmin og for tilganger til medlemmer i organisasjonen.
Godkjenner overganger i SportsAdmin.
Utarbeider fullmaktmatrise og legger disse frem for vedtak i styret, og implementerer rutiner som sikrer etterlevelse av disse.
Har oversikt/kontroll over økonomien i Bravo Håndballklubb.
Utarbeider budsjett i samarbeid med kasserer og styret.
Holde oversikt over varelager og utstyr.

Nestleder (styremedlem)

Er stedfortreder for leder ved behov. Nestleder innehar rollen attestansvarlig. Rollen kan med fordel kombineres med rollen sportslig leder.

Nestleder skal:

Bistå leder og danner et lederteam med denne
Ta på seg ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem.
Løse oppgaver av administrativ karakter som hente post, holde oversikt over nøkkelkort med mere.
Ansvarlig for å følge opp at alle som er trenere og dommere for barn og unge under 18 år leverer gyldig politiattest.
Ansvarlig for å følge opp at alle trenere og dommere i håndballgruppen gjennomfører trenerattest og dommerattest.
Ansvar for at alle trenere i klubben tar den obligatoriske trenerattesten

Kasserer (Styremedlem)

Kasserer har ansvaret for å håndtere økonomien til klubben og innehar i tillegg rollen som sekretær.

Disponere klubbens midler og ha fullmakt til klubbens bankkontoer.
Ha kjennskap til kontoplanen og føre regnskap i samsvar med denne.
Anvise utbetalinger sammen med leder/nestleder eller annet
styremedlem som har fullmakt til å anvise utbetalinger.
Betale godkjente og signerte regninger.
Legge frem økonomisk oversikt for styret på hvert styremøte og når det blir forespurt.
Føre regnskap for klubben og presentere budsjettet for styret ved årets slutt i samarbeid med lederen.
Fakturere sponsoravtaler og lagsdugnader.
Innhente økonomiske rapporter fra regnskapsbyrået.
Sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og sørge for at dette blir revidert til årsmøtet.
Utarbeide årsregnskap i samarbeid med regnskapsbyrået.
Utarbeide budsjett i samarbeid med leder
Ha ansvar for betaling av signerte regninger.
Fremlegge økonomisk oversikt for styret ved forespørsel
Ha oversikt over «kassen».
Føre regnskap og sammen med lederen legge frem budsjettet for styret ved årets slutt.
I samarbeid med arrangementssansvarlig, dommerkontakt og dugnadsansvarlig ha ansvar for billettsalg i hallen, dommeroppgjør i TA, andre dugnader.
Føre referat fra årsmøter, styremøter og andre relevante møter i klubben. Disse referatene skal inneholde en oppsummering av diskusjoner, beslutninger og eventuelle handlinger som er tatt.
sørge for at referat blir sendt ut til relevante personer, enten det er styremedlemmer, medlemmer eller andre interessenter i klubben.
ansvarlig for å opprette og vedlikeholde et arkivsystem for viktige dokumenter og korrespondanse i klubben. Dette kan inkludere møtereferater, korrespondanse med eksterne parter, vedtekter, regnskapsdokumenter og lignende.

Medlemsansvarlig

Medlemsansvarlig har ansvaret for klubbenes medlemsregister og for å administrere innkreving av medlemskontingent og treningsavgifter.

Medlemsansvarlig skal:

Holde medlemslistene oppdatert i samarbeid med foreldrekontakter og trenere.
Fakturere medlemmer og følge opp ubetalte fakturaer i samarbeid med foreldrekontakter.
Ha ansvar for innkreving av treningsavgifter og purringer, eller delegere jobben videre til styreleder.
Besvare henvendelser fra medlemmer angående Min idrett-plattformen.
Opprette lisenser og følge opp lisenser i SportsAdmin.
Sikre at det er utpekt lagledere, trenere og kampansvarlige for alle lag i SportsAdmin.
Sørge for at riktige spillere er registrert på riktig lag ved sesongstart og underveis i sesongen.
Samarbeide med styrets leder ved innmelding av medlemstall til Norges Idrettsforbund (NIF).
Rapportere inn nødvendige rapporter til NIF.
Administrere Spond-grupper
Andre oppgaver av administrativ karakter
Oppdatere medlemsregisteret med informasjon om nye medlemmer, endringer i medlemskap og annen relevant informasjon.

Terminliste- og transportansvarlig

Terminlisteansvarlig har ansvaret for terminlistene i klubben. Transportansvarlig har ansvaret for å sikre at alle lag har nødvendig transport og overnatting til alle sine bortekamper.

Terminliste- og transportansvarlig skal:

I april avklare med sportslig leder hvilke lag som planlegges påmeldt til seriespill, både regionalt og nasjonalt.
Melde på og av lag til seriespill i både regionale og nasjonale konkurranser.
I august ha klarhet i om noen lag skal meldes av eller etteranmeldes.
Gjennomgå terminlistene sammen med arrangementsansvarlig, dommerkontakt og andre det er relevant å ta kontakt med
Leie og booke hall for alle kamper via arrangørdagboken.
Omberamme kamper ved behov.
Melde omberammede kamper til dommeransvarlig, transportansvarlig og arrangementsansvarlig.
Holde seg oppdatert på klubbens bortekamper og planlegge i god tid for å minimere reisekostnader.
Bestille transport og overnatting for klubbens bortekamper og turneringer.
Være kontaktperson for foreldrekontakter og deltakere ved bortekamper og turneringer.
Samarbeide med andre klubber der det er mulig ved bortekamper.
Ha dialog med foreldrekontakter for å innhente informasjon om antall spillere, lagledere og foreldre som skal delta på kamp.
Sørge for å holde transportkostnadene nede og ha tett dialog med økonomiansvarlig.

Barneidrettsansvarlig og barnehåndballansvarlig (styremedlem)

Som barneidrettsansvarlig i klubben har du en viktig rolle med søkelys på å sikre et trygt og inkluderende miljø for barna. I tillegg til det generelle ansvarsområdet som barneidrettsansvarlig, har barnehåndballansvarlig spesifikke oppgaver knyttet til håndballaktiviteter for barn mellom 6 og 12 år

Barneidrettsansvarlig skal:

Sikre gode rutiner for å spre informasjon om idrettens barnerettigheter og bestemmelser om barneidrett i alle ledd i Bravo Håndballklubb.
Oppfordre til samarbeid og koordinering mellom ulike idretter og grupper for å videreutvikle et mangfoldig og variert aktivitetstilbud for barna i klubben.
Arbeide for at alle barn blir inkludert i idretten, og at kostnaden for å delta i idrettsaktiviteter, inkludert utstyr og reise, skal være så lav som mulig.
Være kontaktperson opp mot Region Nord og for lagene i egen klubb i alderen 6-12 år.
Ta ansvar for rekrutteringsaktiviteter, selv om flere ressurser i klubben må delta i gjennomføringen av tiltakene.
Delta på årlige møter med Region Nord og barnehåndballansvarlige fra andre klubber.
Initiere og gjennomføre tiltak i egen klubb eller i samarbeid med andre klubber for spillere eller trenere, enten det er sosiale eller faglige arrangementer.
Være en pådriver for at trenere i barnehåndball tar trenerutdanning og videreutvikler sine ferdigheter.
Arbeide for å inkludere alle barn i håndballen og sikre at kostnadene for å delta er så lave som mulig, inkludert utstyr og reisekostnader.